Chcesz moderować spotkanie? Zobacz jak przygotować się krok po kroku

Magdalena Kowalczyk, 23 stycznia 2020 (10:05)
W poprzednim artykule analizowaliśmy zadania osoby moderującej spotkanie. Poniżej rozważymy, jak krok po kroku przeprowadzić spotkanie z mieszkańcami.

Dla przypomnienia: moderator czy moderatorka nie jest przewodniczącym spotkania, takim, jakiego znamy z prowadzenia sesji rady gminy. Nie jest także przywódcą. Przewodnicząca spotkania lub lider grupy definiuje, a czasami narzuca rozwiązania i podejmuje decyzję. Jego albo jej wysiłki nie koncentrują się na tym, by biorący udział w dyskusji zrozumieli problem i wzajemne stanowiska. Taka osoba ma często już wyrobiony pogląd na sprawę, dlatego zwykle nie dąży do tego, aby podejmowana decyzja w jak największym stopniu godziła interesy różnych stron. W przeciwieństwie do moderatorki/moderatora – przewodniczący spotkania więcej mówią i wyjaśniają innym osobom, niż słuchają i zadają pytania.

Moderator czy moderatorka nie jest też ekspertem, czyli nie musi być specjalistą w dziedzinie, której dotyczy spotkanie. Nie musi np. być urbanistką ani ukończyć studiów z gospodarki przestrzennej, aby poprowadzić konsultacje społeczne dotyczące zagospodarowania przestrzennego. Musi jednak zapewnić sobie wsparcie eksperckie.

Czym zajmuje się osoba moderująca spotkanie? Krok po kroku

  • Układa program spotkania i prowadzi je w taki sposób, aby z udziałem wszystkich stron spotkania (mieszkańcami, przedstawicielami lokalnych władz, inwestorkami, ekspertami) osiągnąć wyznaczony, uzgodniony i ujawniony cel konsultacji społecznych. Moderatorka prowadzi spotkanie w sposób elastyczny. Zadaniem tej osoby jest takie dobranie metod pracy na spotkaniu, aby wszystkie osoby uczestniczące mogły wziąć w niej udział.

  • Dba o stronę organizacyjną spotkania, ustala termin, daje wytyczne, jaka sala jest potrzebna (rozmiar, ustawienie stołów i krzeseł, wyposażenie w rzutnik i nagłośnienie). Zadbanie o sprawy organizacyjne może mieć wpływ (pozytywny lub negatywny) na cały przebieg spotkania, a co za tym idzie, na efekt prowadzonych konsultacji społecznych

  • Zapewnia pełne uczestnictwo i zaangażowanie każdej osoby. Moderator zapewnia warunki, aby każda osoba, niezależnie od swojej roli bądź formalnej funkcji pełnionej w społeczności lokalnej, mogła i chciała być w pełni aktywna w trakcie przeprowadzanych konsultacji społecznych.

Największą przeszkodą w pełnym zaangażowaniu jest brak poczucia bezpieczeństwa uczestników i ich obawa przed ujawnieniem własnej niewiedzy (choć przecież to jasne, że mieszkańcy nie muszą się znać na mniej lub bardziej skomplikowanych kwestiach, np. urbanistycznych czy budżetowych) i lęk przed krytycyzmem grupy. W konsekwencji uczestnicy uruchamiają często wewnętrzną cenzurę i wypowiadają tylko te opinie, które są zgodne z wyczuwanym przez nich głównym kierunkiem myślenia grupy. Nie służy to budowaniu zrozumienia tematu ani odpowiadaniu na potrzeby mieszkańców – część z tych potrzeb po prostu nie ma wtedy szans się ujawnić. Zadaniem moderatorki jest pomóc uczestnikom pokonać te obawy. Moderatorka może do tego doprowadzić, budując poczucie bezpieczeństwa i witając każdą wypowiedź jako cenną i wnoszącą coś do tematu. Pomaga to poszerzać granice akceptacji grupy dla wypowiadania różnych sądów, opinii, idei.

  • Dba o dobre wzajemne zrozumienie, dąży do ujawnienia potrzeb i interesów poszczególnych osób.
    Moderatorka dba, aby każda z obecnych osób miała możliwość wypowiedzenia się, przedstawienia swojego sposobu postrzegania problemu, zgłoszenia swojego pomysłu. Ważne, by nie wartościowała wypowiedzi, szczególnie jeśli są sprzeczne z jej własnymi lub takie same jak jej własne. Moderatorka tworzy przestrzeń dla wzajemnego zrozumienia, sama dopytując, czy dobrze rozumie daną wypowiedź. W razie potrzeby wzmacnia słyszalność wypowiedzi, które są przez grupę pomijane. Parafrazuje je i przeformułowuje, tak by zostały zrozumiane i wzięte pod uwagę. Pomaga uczestnikom w formułowaniu własnych opinii, wspiera szczególnie te osoby, które zwykle na spotkaniach nie zabierają głosu lub nie są słuchane, ponieważ uważa się, że nie mają nic do powiedzenia lub ich perspektywa nie jest ważna i cenna (co może wynikać np. ich niższego wykształcenia, statusu materialnego, sprawności intelektualnej czy sposobu wypowiadania się).
  • Wie, że wyrażanie przez mieszkańców frustracji, niepokoju i obaw jest ważnym elementem dobrej dyskusji. Dlatego dba o to, by także głosy krytyczne mogły się ujawniać, potwierdza, że są one słyszane i uznane za równie ważne, co opinie wspierające.
    Moderator dba, aby podczas spotkania nie były bagatelizowane głosy sprzeciwu. Często podczas spotkań konsultacyjnych mieszkańcy potrzebują najpierw wyrazić obawy i frustracje, aby przejść następnie do etapu szukania wspólnych rozwiązań. Warto podejść konstruktywnie do wyrażonej frustracji i potraktować ją jako ważny element owocnych konsultacji. Jeśli mieszkańcy nie będą mieli przestrzeni na wyrażenie obaw czy protestu, może to zablokować proces szukania wspólnej drogi do niwelowania problemów, spowodować okopanie się na przeciwstawnych stanowiskach i uniemożliwić rozmowę nastawioną na szukanie rozwiązań.

  • Rozumie, że mieszkanki i mieszkańcy są podmiotem, a nie przedmiotem konsultacji, i że ekspertki i urbaniści mają za zadanie tłumaczyć im skomplikowane zagadnienia, a nie kpić z ich niewiedzy.
    Moderator wspiera mieszkańców w wyrażaniu pytań i wątpliwości, dba o to, by eksperci nie bagatelizowali pytań mieszkańców i by mieszkanki nie stały się obiektem bezpośrednich lub zawoalowanych żartów lub krytycznych uwag ekspertów.

Moderator uznaje, że on i osoby występujące z pozycji eksperckiej biorą udział w spotkaniu w charakterze służebnym, dla korzyści mieszkańców. Mieszkanki nie muszą się znać na skomplikowanych zagadnieniach, a zadaniem obecnych ekspertów jest jak najbardziej profesjonalne i życzliwe przybliżenie tematu, tak aby mieszkańcy mogli podjąć decyzje oparte na racjonalnych przesłankach.

  • Pamięta, że inwestorzy (nawet najbogatsi) są stroną w konsultacjach, która ma swój interes, a ten interes może być zbieżny lub sprzeczny z interesem mieszkańców
    Zadaniem osoby moderującej jest takie przygotowanie spotkania, aby na eksponowanych miejscach zasiadały tylko osoby neutralne (np. zewnętrzna ekspertka) i władze gminy. Ważne jest, aby spotkanie przygotować z władzami gminy i tego typu sprawy ustalić wcześniej.

  • Osoba moderująca wierzy w sens konsultacji. Rozumie, że konsultacje z mieszkańcami są nie tylko wymaganym elementem procedury konsultacyjnej „do odhaczenia”, lecz także realną szansą na wspólne sformułowanie jak najbardziej korzystnych dla społeczności rozwiązań.

Moderator lub moderatorka dba o to, by wypracowane rozwiązania zostały naprawdę usłyszane
przez przedstawicieli gminy i urbanistów pracujących nad rozwiązaniami planistycznymi, tak aby proces konsultacyjny służył realnemu interesowi mieszkańców, a nie był tylko spotkaniem pro forma, zgodnie z wymogami ustawy. Moderatorka wie, jakie są wymagania ustawowe, ale rozumie, że gmina może robić zdecydowanie więcej, niż jest to prawnie przewidziane. Ustawa określa niezbędne minimum konsultacyjne, a przy tym nie ogranicza gminy, jeśli ta widzi potrzebę większej liczby spotkań czy warsztatów, koniecznych, by zbudować porozumienie wokół dyskutowanych w tym procesie uzgodnień.

  • Osoba moderująca nie osądza – nie dyskredytuje ani nie faworyzuje żadnej wypowiedzi, pozostaje bezstronna i neutralna wobec treści wypowiadanych przez uczestników dyskusji
    Bezstronność oznacza, że moderator albo moderatorka nie akcentuje własnego zdania jako lepszego niż wszystkie inne, lecz zachowuje neutralność, nie zabiera też głosu w dyskusjach z pozycji osoby proponującej rozwiązanie. Gdy uczestnicy spotkania widzą, że osoba prowadząca
    ocenia ich opinie, poglądy i zachowania, przestają być otwarci. Zasada ta nie oznacza, że bezkrytycznie akceptujemy te opinie – oznacza natomiast, że szanujemy prawo każdej osoby do posiadania własnego zdania (nawet jeśli wypowiadająca je osoba nas irytuje). Również w sytuacji
    odwrotnej – moderator albo moderatorka nie stara się „przepchnąć” opinii tych osób, które
    darzy sympatią lub które zajmują uprzywilejowaną pozycję w społeczności lokalnej (takich
    jak np. radni, urzędnicy wyższego szczebla). Co więcej, moderatorka nie stara się podkreślać
    doskonałości rozwiązania, które sama prywatnie być może uważa za najlepsze.

Gdy z kolei członkowie i członkinie grupy dzielą się osobistymi doświadczeniami związanymi
z drażliwymi tematami, osoba prowadząca uważnie słucha i nie ocenia, co pozwala pozostałym
na „przetrawienie” tych poglądów i postaw.

  • Buduje zaufanie
    Budowanie zaufania to proces uwarunkowany sygnałami, jakie członkowie i członkinie grupy
    otrzymują od siebie nawzajem oraz od moderatora czy moderatorki. Jeśli ich otwartość jest
    rozumiana i akceptowana, a nie ośmieszana i potępiana, jeśli czują się pełnowartościowymi
    członkami grupy, ich zaufanie wobec tej grupy będzie rosło.

Do budowy zaufania niezbędna jest szczerość intencji i spójność. Szczerość intencji oznacza,
że osoba moderująca (i instytucja zlecająca moderację) nie wykorzystuje tego spotkania
do osiągnięcia celów innych, sprzecznych z tymi komunikowanymi mieszkańcom i mieszkankom
i nieujawnianych podczas spotkania. Szczerość zatem jest wymagana nie tylko od mieszkańców,
kiedy są oni zachęcani do wyrażania swoich opinii, ale także od osoby moderującej i pozostałych
osób (przedstawicielek/li gminy, ekspertów itp.). Jednocześnie szczerość intencji nie oznacza
„szczerego” oceniania wypowiedzi mieszkańców, lecz właśnie zachowanie neutralności (patrz
wyżej). Oznacza również dostarczanie mieszkańcom wszelkich informacji, które mogą być potrzebne do zgłaszania dobrze motywowanych opinii i propozycji rozwiązań, czy też niezatajanie przed mieszkańcami dodatkowych okoliczności, które mogą mieć wpływ na ich ocenę sytuacji (takich jak np. już podjęta decyzja o sposobie zagospodarowania danego terenu, jeśli jednocześnie pytamy mieszkańców o ich pomysły na to zagospodarowanie). Oznacza także informowanie, co się
wydarzy z rekomendacjami, opiniami i wnioskami mieszkańców na kolejnych etapach procedury.

Spójność oznacza, że osoba moderująca spotkanie i inne osoby zaangażowane w ten proces
rzeczywiście robią to, co komunikują: słuchają bez oceniania, dążą do ujawnienia jak najszerszego wachlarza opinii, uwzględniają głosy mieszkańców, słuchają z rzeczywistym zainteresowaniem, włączają osoby uczestniczące do dyskusji i pozwalają im wywierać wpływ na projektowane
rozwiązanie (w zakresie, w jakim jest to możliwe). Jeśli na serio prosimy mieszkańców o udział w konsultacjach społecznych, to nie po to, by wypełnić procedurę, ale przede wszystkim po to, by
rzeczywiście wysłuchać ich głosu. Spójność oznacza także wywiązywanie się z deklaracji złożonych
mieszkańcom podczas spotkania (np. jeśli mówimy „wrócimy do tego później”, dbamy o to, aby dany temat rzeczywiście pojawił się w dalszej części spotkania; jeśli deklarujemy, że sprawdzimy jakieś informacje na kolejne spotkanie, rzeczywiście to robimy i wracamy do tematu na początku kolejnego spotkania, prezentując te informacje).

  • Uważnie obserwuje
    Moderatorka powinna nie tylko realizować kolejne punkty programu spotkania, lecz także
    zauważać interakcje między osobami biorącymi udział w spotkaniu, momenty wymagające
    szczególnej uwagi lub interwencji.
  • Umiejętnie się komunikuje
    Komunikacja obejmuje przekaz – zarówno werbalny, jak i niewerbalny – oraz słuchanie.

Aktywne słuchanie wiąże się nie tylko ze wsłuchaniem się w słowa, ale i z wczuciem się
w perspektywę i emocje naszego rozmówcy lub rozmówczyni. Umiejętności komunikacyjne
osoby moderującej i stosowane narzędzia (aktywne słuchanie, parafrazowanie) pomagają
wyzwalać aktywność wszystkich osób i dają im poczucie, że ich zdanie i zaangażowanie ma znaczenie. Ważne, żeby twoje słowa były spójne z postawą ciała – czyli żeby przekaz werbalny i niewerbalny wzmacniały się nawzajem, a nie osłabiały.
Przekaz werbalny: to, co mówimy, wypowiadane słowa i zdania.
Przekaz niewerbalny: to pozycja ciała, ton głosu, mimika, gestykulacja.

  • Jest elastyczna
    Czasem przebieg spotkania nie idzie po naszej myśli. Dzieje się tak zwłaszcza podczas pierwszych spotkań konsultacyjnych, szczególnie tam, gdzie wcześniej konsultacje społeczne nie odbywały się w formie spotkań dyskusyjnych czy warsztatów planistycznych. Mieszkańcy i mieszkanki przychodzą wtedy ze swoim bagażem kwestii do rozwiązania, problemów i pretensji, o których chcą opowiedzieć na forum, a wcześniej nie było takiej możliwości. Czasem tych zagadnień jest tak dużo, że większość (lub całość) pierwszego spotkania trzeba poświęcić na wysłuchanie ludzi i udowodnienie, że proces konsultacyjny, w którym właśnie się znaleźli, wynika z prawdziwej potrzeby wysłuchania ich zdania. I warto poświęcić na to czas: spokojne wysłuchanie wątpliwości, obiekcji, obaw, zapoznanie się z perspektywą mieszkańców i ich doświadczeniem związanym z dotychczasowymi konsultacjami społecznymi jest często warunkiem wstępnym i koniecznym dla dalszej realnej i owocnej pracy konsultacyjnej. W tej części spotkania mieszkańcy (i sama osoba moderująca) mogą wyrażać bardzo silne emocje i frustrację, niemniej warto przyjąć to ze spokojem. Stworzenie miejsca, w którym będą oni mogli w bezpieczny sposób wyrazić tę frustrację, i jasne powiedzenie, że słyszysz ich obiekcje i wątpliwości, prawdopodobnie sprawi, że w dalszej części spotkania możliwa będzie rzeczowa dyskusja na pierwotnie zaplanowany temat. Może się też zdarzyć, że na spotkaniu pojawi się jakiś ważny temat, którego nie przewidziałyśmy, nie znałyśmy, nie byliśmy wcześniej świadomi.

Z praktyki prowadzenia spotkań wynika, że jeśli pozwoli się ludziom wypowiedzieć inne problemy, z którymi przychodzą na spotkanie, i ustali się z nimi sposób zajęcia się tymi kwestiami, z dużym prawdopodobieństwem będzie potem można przejść do konstruktywnej pracy nad tematem spotkania.

Aby uniknąć takich sytuacji i zaskoczenia innymi palącymi kwestiami, poświęć sporo czasu
na przygotowanie się do spotkania. Porozmawiaj nie tylko z przedstawicielami urzędu gminy
czy wójtem, ale też z sołtyską i radnymi z tej miejscowości. Posłuchaj głosów urzędników, ale nie poprzestań na tym. Pełniejszy obraz dadzą ci także rozmowy z osobami zaangażowanymi społecznie: zadzwoń do lokalnej liderki z organizacji pozarządowej, sprawdź, jakie są najważniejsze lokalne kwestie w opinii członkiń Koła Gospodyń Wiejskich. Wybierz się na spacer na lokalny plac zabaw i porozmawiaj z osobami, które tam spotkasz. Zapytaj w sklepie, jak się ludziom tutaj żyje. Nie machaj ręką na problemy, o których usłyszysz, bo jeśli są one palące i ważne dla społeczności, to i tak będziesz musiał się z nimi zmierzyć na spotkaniu. Zaplanuj czas na rozmowę o nich lub na osobne spotkanie tylko im poświęcone.

  • Reaguje, jeśli osoba uczestnicząca zachowuje się wbrew przyjętym przez grupę zasadom pracy bądź ogólnie przyjętym zasadom współpracy i dyskusji
    Każda osoba moderująca spotyka się czasem w trakcie spotkań i warsztatów konsultacyjnych
    z zachowaniami, które utrudniają efektywną pracę pozostałych zgromadzonych osób. Takie zachowania, jak „dogadywanie”, przerywanie innym, podnoszenie głosu, grożenie, lekceważenie
    zdania innych, notoryczne spóźnianie się, nie pozostają bez wpływu na inne osoby biorące udział w spotkaniu. Bywa też tak, że reszta uczestniczących w spotkaniu osób również zaczyna nieprzyjemnie się zachowywać lub odwrotnie – milknie, zniechęca się.
    Moderator lub moderatorka musi w jasny sposób zareagować, odwołując się do zasad sformułowanych na początku spotkania. W przeciwnym wypadku jej bierność może być odebrana jako aprobata dla takich zachowań, co zmniejszy aktywność pozostałych osób, znacznie obniży ich motywację do uczestniczenia w procesie. Zapewne nie pozostanie też bez wpływu na zaufanie do organizatorów konsultacji społecznych.

***

Jakie trudne sytuacje mogą spotkać  osobę moderującą spotkanie z mieszkańcami? Czego unikać będąc w roli moderatorki/moderatora? Zapraszamy do zapoznania się z poradnikiem Fundacji Wspomagania Wsi pt. „Niezbędnik moderatorki”: www.fundacjawspomaganiawsi.pl/publication/poradnik-fww-niezbednik-moderatorki/

Publikacja stanowi podsumowanie doświadczeń Fundacji Wspomagania Wsi zdobytych w czasie realizacji projektu „Nasza przestrzeń. Konsultacje społeczne planów miejscowych na wsi i w małych miastach”, wspófinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Autorki: Dorota Bregin, Magdalena Chustecka, Natalia Sarata

Wybór fragmentów i parafraza: Magdalena Kowalczyk