Formy informowania o wydarzeniach na wsi i w małych miastach

Magdalena Kowalczyk, 18 listopada 2019 (9:49)
Mieszkam w małej miejscowości. Ostatnio dowiedziałam się, że Urząd Gminy pracuje nad miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego dla obszaru całej gminy. Ponieważ wiem, jak istotny to może mieć wpływ na moje życie, na to, co będę mogła wybudować na własnej działce oraz jaka inwestycja będzie mogła pojawić się „za miedzą”, czym prędzej chcę dowiedzieć się czegoś więcej.

Obserwuję tablicę informacyjną we wsi, ta jednak informuje przede wszystkim o szczepieniach ochronnych lisów przeciwko wściekliźnie i o targach sprzętu rolniczego. Pytam napotkanego sołtysa. Ten macha ręką i mówi, że plan został już chyba uchwalony. Wchodzę na stronę internetową Urzędu. Przeglądam zasoby witryny, tam jednak dominują nagłówki, które często niewiele mówią: „Obwieszczenie Wójta Gminy X”, „Rozporządzenie nr 25 Wojewody Mazowieckiego”…  W końcu docieram do „Ogłoszenia o wyłożeniu do publicznego wglądu projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gminy X, wraz z prognozami oddziaływania na środowisko”. Przedzieram się przez tekst i znajduję zdania tak długie, że z powodzeniem można byłoby nimi opleść granice mojego sołectwa: „Na podstawie art. 17 pkt 9 Ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. DzU z 2017 r., poz. 1073, 1566) oraz art. 55 (…) zawiadamiam o wyłożeniu do publicznego wglądu ww. projektu planu wraz z prognozą oddziaływania na środowisko w dniach od 6 września 2018 r. do 27 września 2018 r. w siedzibie Urzędu Gminy X, ul. Igrekowska, w godzinach pracy Urzędu”.

W jednym z kolejnych akapitów doczytuję, że dyskusja publiczna poświęcona projektowi planu miejscowego… już się odbyła. Kto w takim razie przybył na tak zwane spotkanie na wyłożeniu? W Biuletynie Informacji Publicznej czytam protokół z dyskusji, w którym napisano, że „nikt z mieszkańców bądź osób zainteresowanych nie stawił się”.  Do faktycznych konsultacji nie doszło, choć odbyły się one z formalnego punktu widzenia. Mieszkańcy stracili możliwość wywarcia wpływu na jeden z kluczowych dokumentów w gminie, a przez to sam plan miejscowy nie jest tak dobry, jak mógłby być dzięki ich wkładowi. A wszystko przez zupełnie nieskuteczną informację na temat konsultacji…

O konsultacjach na wsi i w małych miastach można informować bezpośrednio na wiele sposobów. Oto kilka propozycji:

  1. INFORMOWANIE BEZPOŚREDNIE

Informacja przekazywana jest przez sołtyskę lub sołtysa bądź inną osobę rozpoznawaną przez mieszkańców (przewodniczącą Rady Gminy, działacza lokalnej organizacji pozarządowej lub przez proboszcza podczas ogłoszeń parafialnych).

2. LISTY IMIENNE

To bardzo skuteczna metoda informowania: przekazując wiadomości w ten sposób, mamy pewność, że informacja o konsultacjach trafi dosłownie do wszystkich osób, których one dotyczą. Nie jest to jednak metoda uniwersalna. Wysyłka listów możliwa jest wówczas, gdy grono osób, które chcemy zaprosić, nie jest zbyt duże, to znaczy gdy nie przekracza 200 osób bądź gospodarstw domowych. W innym wypadku zarówno koszt, jak i nakład pracy związany z wysyłką takiego pisma mógłby przekroczyć możliwości budżetowo-organizacyjne urzędu gminy.

3. PLAKAT

Plakat to – poza informacją umieszczaną na stronie internetowej urzędu – najpopularniejszy sposób informowania o wydarzeniach, które odbywają się w gminie. Skuteczność plakatu zależy od tego, jakie niesie treści, jak wygląda oraz gdzie go powiesimy.

4. ULOTKA

Ulotkę można potraktować jak mniejszą formę plakatu. Można na niej także umieścić nieco więcej informacji. W przeciwieństwie do plakatu ulotka zostaje z odbiorcą, który ma więcej czasu na przeczytanie jej zawartości.

5. BANER

Zaproszenie na konsultacje można umieścić na banerze. Wiesza się go tam, gdzie często przejeżdżają osoby, które chcemy zaprosić na nasze spotkania. Zaletą baneru jest widoczność – każdy, kto przejeżdża bądź przechodzi w danym miejscu, prawdopodobnie zauważy baner i przeczyta jego treść. Jeśli jednak w miejscowości gminnej ogrodzenia uginają się od reklamy wizualnej, powieszenie kolejnego baneru może zupełnie umknąć uwadze mieszkańców. Ponadto baner reklamowy w naszej gminie może zaburzyć estetykę i harmonię przestrzeni.

6. OGŁOSZENIE W PRASIE LOKALNEJ LUB LOKALNYCH DODATKACH GAZET OGÓLNOPOLSKICH

Jeśli w gminie jest wydawana lokalna prasa, którą mieszkańcy chętnie czytają – koniecznie trzeba umieścić w niej zaproszenie na konsultacje. W wyborze tytułu, w którym opublikujemy ogłoszenie, może pomóc ocena jego następujących cech:

7.  INFORMACJA NA STRONIE INTERNETOWEJ, PORTALACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH, ZA POŚREDNICTWEM SYSTEMU SMS

Do poinformowania mieszkańców możemy wykorzystać już istniejące zasoby w gminie – stronę internetową, profil gminy na portalu społecznościowym, system rozsyłania informacji za pośrednictwem SMS-ów.

Umieszczenie informacji na stronie urzędu jest czymś oczywistym i powinniśmy to robić zawsze. Wynika to chociażby z zasady dążenia do przejrzystości działań realizowanych przez gminę. Pojawia się jednak pytanie, w jaki sposób zadbamy o widoczność i dostępność takiej informacji.  Ponownie wczujmy się w sytuację osób, które odwiedzają witrynę urzędu, i pomyślmy, jaką drogą mogą one dotrzeć do wiadomości o naszym przedsięwzięciu. W zależności od tego, czego szukają, będą wchodzić w inne miejsca na stronie internetowej. Mogą przeglądać stronę główną, podstronę „Planowanie przestrzenne” lub podstronę „Konsultacje społeczne”, zawsze jednak powinny natrafić na zaproszenie związane z naszymi konsultacjami.

Zaproszenie zyska także widoczność, jeżeli umieścimy na górze strony głównej baner promujący wydarzenie. Konieczność umieszczania informacji o cyklu spotkań konsultacyjnych na stronie internetowej może być także bodźcem do stworzenia widocznej i przyjaznej podstrony poświęconej czy to
planowaniu przestrzennemu, czy konsultacjom społecznym.

8. INFORMACJA UMIESZCZANA NA LOKALNYCH GRUPACH I FORACH DYSKUSYJNYCH

To, co najważniejsze, często toczy się poza oficjalnymi kanałami informacji. Na przykład na forach internetowych i grupach dyskusyjnych. Udzielają się w nich osoby, które interesują się losem swoich miejscowości, mogą zatem chętnie odpowiedzieć na naszą propozycję zaangażowania się.
Jeżeli wiesz, że z takich kanałów korzystają mieszkańcy twojej gminy, koniecznie opublikuj tam wiadomość o konsultacjach, a wieść gminna pójdzie dalej w świat!

 

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ!

Porady zamieszczone w tekście pochodzą z poradnika Fundacji Wspomagania Wsi „Wszystko jasne”. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, ściągnij nasz poradnik!

Poradnik powstał w ramach projektu Nasza Przestrzeń. Konsultacje dokumentów planistycznych na wsi i w małych miastach, do którego zapraszamy gminy z całej Polski, z myślą o urzędnikach odpowiedzialnych za przygotowanie konsultacji społecznych, ale wiedza w nim zawarta posłuży każdemu, kto działa lokalnie.

Tekst: Magdalena Chustecka

Wybór fragmentów i parafraza: Magdalena Kowalczyk