Jak się dogadać? O roli moderatorki/moderatora na spotkaniu z mieszkańcami

Magdalena Kowalczyk, 18 grudnia 2019 (18:46)
Prowadzenie konsultacji czy nawet zwykłych spotkań z mieszkańcami jest sztuką, której można się nauczyć. Doświadczona osoba potrafi przygotować schemat spotkania, pamięta o jego elementach, prowadzi je tak, by wszystkie głosy zostały wysłuchane. Taka osoba to moderatorka lub moderator.

Moderatorka czy moderator nie jest przewodniczącym spotkania, takim, jakiego znamy z prowadzenia sesji rady gminy. Nie jest także przywódcą. Moderatorka/moderator ma za zadanie wesprzeć rozmowę między osobami biorącymi udział w spotkaniu, pomaga mieszkańcom wypowiedzieć w bezpiecznej atmosferze różne, często sprzeczne ze sobą opinie, dba o to, by wszystkie głosy, nawet te niepopularne, zostały wysłuchane, pomaga dogadać się we wspólnej sprawie i wypracować optymalne rozwiązania.

Do zadań moderatora nie należy informowanie o tym, jak powinno się rozwiązać dany problem, ale wspieranie takiej dyskusji, w której mieszkańcy wypowiedzą własne zdanie na temat tego, jak go rozwiązać, a także usłyszą głosy innych mieszkańców, władz gminnych, ekspertów, inwestorów. Moderatorka nie wypowiada własnego pomysłu w kwestii, która ma zostać przedyskutowana – pozostaje osobą neutralną wobec problemu. Zapewne posiada własne zdanie, jednak do jego czy jej zadań nie należy proponowanie żadnego rozwiązania.

Jakie są konkretne zadania osoby moderującej spotkanie/zebranie z mieszkańcami? Jakimi narzędziami można się posłużyć?

1. Osoba moderująca dba, by zebrani nie odchodzili od wyznaczonego tematu i celu spotkania

  • Na samym początku – informuje mieszkańców, jaki jest cel spotkania, jakie będą jego elementy oraz ile będzie trwało
  • Zapisuje cele spotkania na plakacie lub „rzuca” na slajdzie w prezentacji multimedialnej; upewnia się, że mieszkańcy rozumieją, czemu jest poświęcone spotkanie („Czy są jakieś pytania czy wątpliwości odnośnie tego, co ma się dziś wydarzyć?”)
  • Informuje mieszkańców, gdy dyskusja schodzi na wątki poboczne
  • Przypomina od czasu do czasu cel spotkania oraz cel omawianego tematu
  • Obserwuje dyskusję i osoby uczestniczące w niej, proponuje przerwy w odpowiednim momencie (np. gdy wokół jakiegoś tematu narastają emocje i ludzie potrzebują porozmawiać ze sobą, lub po długiej prezentacji, gdy widzi, że osoby uczestniczące są znużone)
  • Dba o osoby, które przyszły na konsultacje, ale mają do rozwiązania problem, który odbiega od bieżącego tematu konsultacji.

2. Osoba moderująca podsumowuje to, co powiedzieli mieszkańcy

  • Zapisuje najważniejsze omawiane pomysły i zagadnienia na tablicy lub papierze, tak by wszyscy mogli porównać je, dostrzec wspólne punkty bądź istniejące różnice
  • Prosi pomysłodawców o szersze omówienie bądź uzasadnienie swoich pomysłów
  • Podkreśla i podsumowuje to, co powiedziały mniej aktywne podczas spotkania osoby
  • Dostrzega, gdy czyjaś wypowiedź została przerwana, zwraca na to uwagę w grupie i prosi osobę, której przerwano, o dokończenie wypowiedzi

3. Przedstawia problem w sposób konstruktywny, obiektywny, tak, by uczestnicy mogli nad nim pracować

  • Nie sugeruje odpowiedzi, a zadaje pytania
  • W odpowiednim momencie przypomina, czego powinna dotyczyć decyzja podjęta przez grupę, by uczestnicy spotkania nie tracili czasu
    na inne sprawy

4. Zbiera sposoby rozwiązania problemu (np. poprzez zapisywanie na tablicy)

  • Podsumowuje opinie i informuje uczestników, że już czas przejść do następnego problemu lub punktu dyskusji
  • Rzeczą bardzo pomocną może być zapisywanie najważniejszych omawianych zagadnień na tablicy lub papierze, tak by wszyscy uczestnicy mogli zaobserwować postęp dyskusji, zauważyć wspólne punkty oraz możliwe różnice. Takie zapisywanie przypomina również grupie, że podczas spotkania powinien zostać osiągnięty cel lub podjęta decyzja. Można spróbować rozbić duże problemy na drobne części i zajmować się każdą z nich osobno

5. Osoba moderująca umożliwia uczestnikom i uczestniczkom wyrażanie emocji, docieka co stoi za złością czy wzburzeniem. Podkreśla, że poruszamy tematy, które są związane z codziennym funkcjonowaniem mieszkańców, w związku z tym mają one prawo budzić różne emocje.

Jakich konkretnie komunikatów można użyć podczas moderacji spotkania? Co może powiedzieć osoba moderująca, gdy uczestnicy zebrania odbiegają od tematu, są wzburzeni czy znużeni? Zapraszamy do zapoznania się z poradnikiem Fundacji Wspomagania Wsi pt. „Niezbędnik moderatorki”: www.fundacjawspomaganiawsi.pl/publication/poradnik-fww-niezbednik-moderatorki/

Publikacja stanowi podsumowanie doświadczeń Fundacji Wspomagania Wsi zdobytych w czasie realizacji projektu „Nasza przestrzeń. Konsultacje społeczne planów miejscowych na wsi i w małych miastach”, wspófinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Autorki: Dorota Bregin, Magdalena Chustecka, Natalia Sarata

Wybór fragmentów i parafraza: Magdalena Kowalczyk