Czy urzędnik powinien być moderatorem?

Kto choć raz brał udział w spotkaniu jakiejkolwiek wspólnoty, wie że osoba prowadząca nie ma lekko. Gdy temperatura dyskusji rośnie, trudno dojść do merytorycznych wniosków, a dojść do nich trzeba, jeśli w grę wchodzą np. zmiany w przestrzeni gminy. Większość zebranych zgodnie stwierdziła, że największym zaufaniem cieszą się moderatorzy spoza urzędu.

– Nie ma przeciwwskazań, żeby urzędnik był moderatorem, ale w trosce o zaufanie publiczne lepszym pomysłem jest zatrudnienie kogoś z zewnątrz. Urzędnik, co oczywiste, może być kojarzony z władzami gminy. Z mojego doświadczenia wynika, że w szczególności trudniejsze spotkania konsultacyjne powinny być prowadzone przez osobę postronną – mówi Rafał Musiałek, Inspektor w Wydziale Planowania Przestrzennego w gminie Wiązowna (woj. mazowieckie).

Co jeśli urząd nie może sobie pozwolić na wsparcie z zewnątrz? Wtedy do akcji wkracza urzędnik. Marcin Barczykowski, Wójt gminy Dąbrowa (woj. kujawsko-pomorskie), podpowiada, na co wtedy musi zwrócić uwagę osoba reprezentująca władze gminy.

– Uczestnicy konsultacji muszą mieć możliwość wypowiedzenia się. Ponadto należy dać im do zrozumienia, że ich komunikaty zostaną wzięte pod uwagę i będzie można o nich jeszcze podyskutować. Moderator spotkania zawsze powinien zadbać o to, żeby do głosu doszli wszyscy – ci którzy są za i ci którzy są przeciw. – Urzędnik na każdym spotkaniu powinien zapewniać zgromadzonych, że jesteśmy po to, aby wysłuchać ich uwag. Zaufanie przychodzi z czasem. Jeśli zapewni się, że część uwag, tych które są możliwe do zrealizowania, zostaną uwzględnione wtedy ludzie czują, że warto przychodzić na konsultacje – dodaje pan Rafał Musiałek.

Moderator ekspertem w temacie spotkania?

Mogłoby się wydawać, że osoba prowadząca spotkanie powinna posiadać szczegółową wiedzę na temat jego przedmiotu.

– Moderator nie musi być ekspertem w danej dziedzinie, ale powinien przygotować się do spotkania zasięgając informacji od znawców tematu. Powinien też znać sytuację [w gminie – przyp.]. Na konkretne pytania związane z planowaniem przestrzennym może odpowiedzieć urzędnik. Tak było w przypadku konsultacji w naszej gminie – mówi Martyna Gołaszewska, Podinspektor ds. Geodezji i Gospodarki Przestrzennej w gminie Purda (woj. warmińsko-mazurskie).

Pan Rafał Musiałek uważa z kolei, że moderator może być ekspertem, ale nie powinien zapominać o pewnej ważnej sprawie. – Osoba prowadząca spotkanie nie może sprawiać wrażenia istoty wszechwiedzącej, czyli takiej, która nie dość, że może moderować dyskusję, to jeszcze zna odpowiedź na każde pytanie. W trudniejszych sytuacjach należy oddać głos ekspertowi.

Ludzie krzyczą. Co wtedy?

Na koniec zastanawialiśmy się też, jak radzić sobie w sytuacjach, gdy temperatura dyskusji sięga zenitu. – Wtedy należy zachować spokój – mówi pani Martyna Gołaszewska. – Trzeba zaczekać, aż emocje opadną i pozwolić uczestnikom na wypowiedzenie się. – Moderator musi zapanować nad spotkaniem. Jest to niezbędne, żeby zrealizować jego cel – dodaje pan Marcin Barczykowski.

Warsztat z moderacji spotkań konsultacyjnych

To już trzeci warsztat poświęcony usprawnianiu konsultacji społecznych, który przeprowadziliśmy w ramach programu Nasza Przestrzeń II.

W dniach 9 – 10 stycznia 2018 r. do Warszawy przyjechało dziewięciu urzędników i urzędniczek zajmujących się planowaniem przestrzennym. Nie zabrakło też wójta. Przez dwa dni rozmawialiśmy o tym, jak przygotować, poprowadzić i podsumować spotkanie konsultacyjne, żeby jego efekty były dla wszystkich użyteczne. Uczestnicy mieli też okazję przećwiczyć prowadzenie skróconej wersji spotkania. Nad wszystkim czuwały doświadczone trenerki partycypacji społecznej – Magdalena Chustecka i Dorota Bregin.

Jak działa Nasza Przestrzeń II?

Do projektu zapraszamy samorządy do 20 tys. mieszkańców, które planują albo już rozpoczęły procedury związane z uchwaleniem planu miejscowego lub Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego.

Wspólnie z urzędnikiem odpowiedzialnym za planowanie przestrzenne w gminie określamy cele konsultacji, ich zakres i dobieramy narzędzia. Tworzymy też budżet oraz harmonogram, a następnie przekazujemy grant.

W ramach współpracy z Fundacją zapraszamy też na dwudniowe spotkanie, na którym wspólnie przeprowadzamy diagnozę sytuacji planistycznej (np. powody przystąpienia do planu, obszary) i społecznej (np. kto mieszka w okolicy, na kogo najbardziej wpłyną przyjęte rozwiązania). Następnie wybieramy tematy, które faktycznie warto omówić i ustalić z mieszkańcami.

***

Zapraszamy kolejne samorządy do udziału w projekcie „Nasza przestrzeń”. Zgłoszenia przyjmujemy w trybie ciągłym. Formularze zgłoszeniowe i opisy projektu znajdują się tutaj.

Projekt „Nasza przestrzeń – konsultacje społeczne planów miejscowych na wsi i w małych miastach” realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.