Pretekstem do dyskusji okazał się post Internauty, który dopytywał o sposób pozyskania numerów telefonicznych w kontekście ochrony danych osobowych. Okazuje się, że zdecydowana większość sołtysów jest w posiadaniu kontaktów telefonicznych jeszcze z czasów, kiedy o RODO nikt nie słyszał.

– U mnie jest 80 gospodarstw. W jednej trzeciej to bliższa i dalsza rodzina, kolejni to przyjaciele i znajomi . Osób funkcjonujących w dalszej relacji jest może z dziesięć. Trudno w takich okolicznościach zabiegać o formalności związane z ochroną danych osobowych. Numery do mieszkańców sołectwa mam odkąd pamiętam, telefon wraz z koniecznymi aplikacjami do kontaktu to obecnie podstawowe narzędzie komunikacji. Ogłoszenia na tablicy czyta może trzy procent mieszkańców. Kiedyś stosowałam kurendy, ale one mają wiele wad. Przede wszystkim utykają u ludzi, a jeśli idą, to bardzo wolno. Próbowałam kiedyś nawet konkursy organizować, polegające na jak najszybszym zwróceniu kurendy do sołtysa. I nic. Kurendy nie mają szans w środowiskach, gdzie ludzie się nie lubią. Ze złości jeden drugiemu nie poda – zauważa Dorota Dembińska, sołtyska wsi Mniszek.

Tam gdzie mieszkańców jest więcej, trudno o bliższe relacje ze wszystkimi. Posiadanie formalnych zgód na używanie numerów komórkowych do powiadamiania o sprawach, dotyczących sołectwa, jest koniecznością.

– Gdy pozyskiwałam kontakty np. w czasie zebrania wiejskiego, udostępniłam listę z klauzulą mówiącą o wyrażeniu zgody na wykorzystanie numerów w celu przekazywania zawiadomień. Zaznaczę, że kontakty telefoniczne do mieszkańców zbieram tylko od chętnych. Zdarza się, że dzwonią do mnie i ustnie wyrażają zgodę na włączenie ich numerów do grupy, dla której przygotowuję wiadomości. Jest to zasób, który sama zgromadziłam, od nikogo nie dostałam gotowej listy z numerami telefonów – mówi Beta Jakubiak, sołtyska Wójtowa. – Jestem zwolenniczką upowszechniania ważnych informacji wielotorowo. Z jednej strony może to być akcja esemesowa, z drugiej świetnie spisuje się w takich sytuacjach post na Facebooku, albo info wysłane Messengerem. Na dokładkę proszę księdza, aby ten przekazał wiadomość w kościele. To szczególnie istotne, gdy chcemy dotrzeć do osób starszych, które raczej nie wykorzystują technologii cyfrowych. Natomiast do lamusa odchodzą tablice informacyjne. Nasza miejscowość jest duża, więc mamy aż 11 takich tablic. Spoglądają na nie co najwyżej ludzie stojący na przystankach.

W podobnym tonie wypowiada się Beata Jurałowicz z sołectwa Smołdzino: – Moja wieś to duża miejscowość gminna, dlatego najlepiej sprawdzają się SMS-y. Dodatkowo informacje rozpowszechniam przez Messengera. Stronę na FB wykorzystuję natomiast, by udostępniać informacje z gminnej witryny internetowej. Umieszczam tam również linki do transmisji lub retransmisji sesji, a także protokołów z posiedzeń rady gminy.

W kontekście RODO paradoksalnie nieco łatwiej mają nowi sołtysi, ponieważ nierzadko od podstaw budują bazę kontaktów. – Poprosiłam panie z Urzędu Gminy o przygotowanie dla mnie jako sołtysa zgody na przetwarzanie danych osobowych i możliwość wysyłania SMS-ów oraz e-maili z informacjami dotyczącymi sołectwa. Jako że jestem nową mieszkanką naszej wsi, ruszyłam do ludzi, by lepiej ich poznać. Miałam ze sobą decyzje podatkowe i zgody do podpisu. Mieszkańcy są zadowoleni z takiej formy kontaktu i na bieżąco mają informacje co dzieje się ważnego w sołectwie. Przede wszystkim wysyłam SMS-y. Wielu mieszkańców nie korzysta z FB, tymczasem komórki mają prawie wszyscy. Tylko 4 osoby korzystają z telefonu stacjonarnego i nie odbierają SMS-ów, więc do tych po prostu dzwonię i informuję o sprawie – informuje sołtyska Zalesia Małgorzata Orzechowska-Chilimoniuk.

O wyższości mediów społecznościowych nad pozostałymi formami kontaktu z mieszkańcami przekonana jest m.in. Agnieszka Grześkowiak, sołtyska Palędzia, która upowszechnia istotne informacje za pośrednictwem swojego konta na FB. – Telefony mam tylko do rolników, bo tu często dostaję informacje na ostatnia chwilę. Co do SMS-ów, to sprawdzają się zapewne w mniejszych środowiskach. Moja miejscowość liczy ponad 2500 mieszkańców. Wysyłanie kilkuset wiadomości tekstowych to dla mnie utopia. Dbam o seniorów. Czasem wrzucam krótkie info do skrzynek. Oni nie zaglądają do internetu, a często i SMS-a nie odczytają. Ponadto mamy gazetę gminną a w niej najważniejsze informacje. Pismo jest kolportowane przez roznosicieli.

Sprawne kontaktowanie się sołtysów z mieszkańcami zagwarantować mogą systemy powiadamiania SMS-owego. Działają na takiej samej zasadzie jak np. alerty pogodowe RCB. Jest to jednak dość kosztowne rozwiązanie oferowane przez operatorów komórkowych. Dostępne są zróżnicowane pakiety krótkich wiadomości tekstowych. Wysyła się je za pomocą dedykowanych bramek. O takim rozwiązaniu w internetowej dyskusji wspomniała pani Emilia Bąbiak: – Gmina uruchomiła system powiadamiania SMS, do którego zapisywaliśmy się wykorzystując specjalne kody z nazwami ulic. Nie podawaliśmy przy tym swoich danych osobowych.

Na deser coś zabawnego, ale bardzo skutecznego… Sylwia Dęga-Zamrzycka z sołectwa Jerzyczki na Pomorzu pochwaliła się swoim pomysłem na akcję informacyjną. Zdradziła, że napisała kredą datę, godzinę i miejsce spotkania na… asfalcie. Ten sam komunikat powtórzyła kilka razy umieszczając go na jezdni wzdłuż całej miejscowości. Frekwencja była ogromna.

***

Co na to prawo?

Czy sołtys, który realizuje zadania publiczne, takie jak doręczanie korespondencji, decyzji podatkowych, czy realizuje zadania inkasenta, a w związku z tym posiada dostęp do danych osobowych, które znajdują się w dyspozycji wójta (administratora danych) będzie musiał mieć umowę powierzenia? Czy wystarczająca jest forma udzielenia mu przez wójta upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Jak czytamy w komunikacie Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z art. 29 RODO, podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Przepis ten adresowany jest do podmiotów przetwarzających, a także do osób działających z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, mających dostęp do danych osobowych (pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, stażystów, praktykantów, wolontariuszy). Osoby te charakteryzuje pewna zależność od administratora. Właśnie takim osobom administrator może nadać imienne upoważnienie do przetwarzania danych, jeśli przyjął taki sposób wykazywania, że osoby te działają z jego upoważnienia.

Więcej na ten temat: https://uodo.gov.pl/pl/225/1618?fbclid=IwAR130oE_eHUdMlLBwsXdpIe9eV90uWwnCmdli1KijAjZYdjsUs6z8y_LkBA

Tekst: Przemysław Chrzanowski