– Mam wrażenie, że dzisiaj bez nowych mediów świat nie funkcjonuje – mówi Wiesława Kwiatkowska, burmistrz miasta Milanówek (woj. mazowieckie). – Jestem przywiązana do smartfona. Dosłownie. Wprawdzie nie mam go na smyczy, ale zawsze jest przy mnie. Z racji wykonywanego zawodu przywiązuję ogromną wagę do kontaktowania się z ludźmi.

Urzędnik w telefonie

Pani Wiesława Kwiatkowska do codziennej komunikacji korzysta z popularnych portali społecznościowych i narzędzi, które oferują. – Facebook, Messenger czy WhatsApp* pozwalają mi szybko wysłać informacje do moich współpracowników. Korzystam z nich także do komunikacji z mieszkańcami.

Pani burmistrz założyła na Facebooku oficjalny profil burmistrza miasta Milanówek, który obsługuje sama. Milanówczanie kontaktują się z panią burmistrz za pomocą Messengera (narzędzia do wymiany wiadomości na portalu Facebook) najczęściej w sprawach bieżących, np. zwracają uwagę na drogę, która wymaga remontu. Choć nie zawsze ma czas, żeby odpisać od razu, zawsze odpowiada na merytoryczne uwagi mieszkańców. Milanóweccy urzędnicy założyli także oficjalny profil miasta Milanówek, który jest obsługiwany przez dział komunikacji społecznej.

Jak z internetu korzystają mieszkańcy?

Igorowi Bandrowiczowi, burmistrzowi i wójtowi miasta oraz gminy Prusice, również zdarza się rozmawiać z mieszkańcami przy pomocy Messengera. Podobnie jak pani Wiesława Kwiatkowska, samodzielnie prowadzi swój oficjalny profil na Facebooku. Pytania dotyczą wszystkiego, co dla życia gminy istotne: od dofinansowania z programu 500+, po darmowe jabłka z banku żywności. Pracownicy urzędu prowadzą też profil gminy na Facebooku.

– Postanowiliśmy zbadać z jakich mediów korzystają mieszkańcy. Wygrał Facebook i Instagram. Twitter jest mniej popularny. Drogą elektroniczną trafiamy do ok. 30% mieszkańców gminy. Oprócz tego mamy własną gazetę, portal internetowy i system powiadamiania SMS – dodaje pan Igor Bandrowicz.

Co umieszczać na Facebooku?

Wydaje się, że wielu przypadkach Facebook to medium społecznościowe, z którego mieszkańcy korzystają najchętniej. Rządzi się ono swoimi prawami, jeśli chodzi o publikowanie treści i należy mieć to na uwadze.

– Staramy się informować przy pomocy plakatów i infografik. W ten sposób można szybko przekazać wiele treści. Ta forma zachęca też mieszkańców do przeczytania tekstu, do którego odsyła obraz – stwierdza pan Igor Bandrowicz.

Zdaniem pana burmistrza ważny jest też chwytliwy język postów. W natłoku informacji, które wyświetlane są użytkownikom mediów społecznościowych, łatwo przeoczyć zbyt długie i niezachęcające wpisy. – Na Facebooku publikujemy tylko krótkie treści, które mają przykuć uwagę i zachęcić do odwiedzenia strony internetowej urzędu, gdzie znajdziemy więcej informacji.

Zarówno na profilu gminy, jak i jej włodarza, warto informować o wszystkim, co ważne z punktu widzenia mieszkańców. Urzędnicy z Milanówka publikują informacje o inwestycjach, remontach, imprezach, ale pojawiają się też lżejsze treści. – Pamiętam o tym, żeby na profilach pojawiały się także życzenia na Dzień Matki, Dzień Kobiet czy z okazji pierwszego dnia wiosny, ponieważ nasze życie nie składa się tylko z inwestycji drogowych i remontów – konkluduje pani Wiesława Kwiatkowska.

Aplikacje i elektroniczne tablice informacyjne

Nowe technologie to nie tylko media społecznościowe. Coraz więcej gmin wprowadza dedykowane rozwiązania, które pomagają mieszkańcom w informowaniu urzędów o zmianach w gminie i na odwrót.

W gminie Chełmża działa aplikacja pozwalająca mieszkańcom zgłaszanie problemów, którymi powinny zająć się służby publiczne. Program należy zainstalować na telefonie z wbudowanym aparatem fotograficznym. Dzięki temu o dziurze w drodze można poinformować urząd przesyłając zdjęcie z opisem miejsca. Następnie sprawa przekazywana jest konkretnym urzędnikom.

Z kolei gmina Prusice złożyła wniosek o dofinansowanie projektu budowy elektronicznych tablic informacyjnych. Instalacje mają pojawić się w każdej miejscowości na terenie gminy. Wiadomości, które będą na nich wyświetlanie, zostaną przesłane przez urząd dzięki rozbudowanej sieci Wi-Fi oraz systemowi radiolinii. Mieszkańcy będą mogli zaznajomić się z informacjami dotyczącymi ich miejscowości lub całej gminy.

O Akademii Wójta

Akademia Wójta to cykl spotkań dla aktywnych wójtów i burmistrzów organizowany przez Fundację Wspomagania Wsi i Mazowieckie Stowarzyszenie Gmin na Rzecz Rozwoju Społeczeństwa informacyjnego. W trakcie trzydniowych spotkań umożliwiamy włodarzom poszerzenie wiedzy na temat zmieniającego się prawa, sprawnego zarządzania zespołem czy efektywnego komunikowania się z otoczeniem.

*popularne aplikacje do udostępniania informacji i czatowania, które można pobrać na telefon lub korzystać z nich przy pomocy komputera