Moderatorskie pułapki podczas spotkania z mieszkańcami

Magdalena Kowalczyk, 26 lutego 2020 (11:42)
W poprzednich artykułach rozważaliśmy kim jest moderatorka/moderator oraz jak krok po kroku można poprowadzić skuteczne i pożyteczne spotkanie z mieszkańcami. Poniżej analizować będziemy najczęstsze moderatorskie pułapki - czego unikać, z jakimi trudnymi sytuacjami można się zetknąć i jak na nie zareagować.

Dla przypomnienia: moderator czy moderatorka nie jest przewodniczącym spotkania, takim, jakiego znamy z prowadzenia sesji rady gminy. Nie jest także przywódcą. Moderatorka/moderator ma za zadanie wesprzeć rozmowę między osobami biorącymi udział w spotkaniu, pomaga mieszkańcom wypowiedzieć w bezpiecznej atmosferze różne, często sprzeczne ze sobą opinie, dba o to, by wszystkie głosy, nawet te niepopularne, zostały wysłuchane, pomaga dogadać się we wspólnej sprawie i wypracować optymalne rozwiązania.

Może się zdarzyć, że będziesz zmuszony poprowadzić spotkanie, mimo że nie będziesz miał dość czasu, żeby się do tego przygotować. Może też być tak, że spotkanie będzie prowadziła inna osoba, której kompetencji nie znasz lub wiesz, że są niewystarczające. W takiej sytuacji zajrzyj (lub zaproponuj to tej osobie) do poniższego spisu zachowań, których należy unikać, prowadząc spotkanie. A może poniższa lista będzie po prostu „przypominajką”, odświeżeniem najważniejszych zasad przed każdym spotkaniem?

 

Czego unikać w roli moderatorki/moderatora?

  • Dominowania grupowej dyskusji przez wypowiadanie własnych opinii i sądów albo przez wzmacnianie jakiegoś stanowiska. Utrudniasz tym samym wypowiadanie się tym, którzy mają zdanie odmienne od twojego.
    Jeśli pracujesz w urzędzie lub mieszkasz w danej gminie, prawie na pewno wyrobiłaś sobie własną opinię na temat konsultowanego problemu. Gdy prowadzisz spotkanie, twoje zadania są jednak jasno określone (patrz powyżej). Nie należy do nich zajmowanie stanowiska w konsultowanej sprawie. Powstrzymaj się od jego wypowiedzenia na spotkaniu. Jako osoba prowadząca masz na nim bardzo mocną pozycję i twoje własne opinie i sądy będą znacząco utrudniały innym osobom wypowiedzieć własne opinie (zwłaszcza przeciwne).
  • Zapisywania na tablicy opinii i pomysłów uczestników w sposób niewłaściwy, czyli nieoddający istoty tego, co uczestnicy mówią, przekręcający sens ich wypowiedzi.
    Ważne jest, aby rozwiązania i pomysły zapisywać dokładnie tak, jak zostały wypowiedziane, wtedy ludzie będą się do nich bardziej poczuwać. Np. piszemy wprost: „Wokół świetlicy wysiać kwiaty”, jeśli tak powiedział pan Roman. Nie piszemy wtedy: „Zadbanie o tereny zielone wokół świetlicy”. Można też zapytać: „Jak chce pani to zapisać? Co mam zapisać na tablicy?”.
  • Oceniania wkładu uczestnika albo uczestniczki konsultacji w przebiegi i rezultatach spotkania
    Rozwiązania, które mieszkańcy proponują na spotkaniach, mogą nam się wydawać mało wartościowe albo bardzo odkrywcze, rozsądne albo głupie, za drogie albo za tanie, za proste albo zbyt skomplikowane itp. Prowadząc spotkanie pozostajemy tylko ludźmi, w dodatku przeważnie jesteśmy też częścią społeczności, przed którą właśnie stajemy w nowej roli. Mamy swoje zdanie na temat poruszanego problemu, osobiste i zawodowe relacje z osobami, które siedzą właśnie przed nami. Sztuką w moderacji jest to, aby te osobiste kwestie zostawić za drzwiami i prowadzić spotkanie, jakby to było nasze pierwsze spotkanie z mieszkańcami danej wsi czy gminy. Dlatego warto nie zakładać, że wiemy, co mają na myśli, pytać, nie oceniać ich wypowiedzi, zapisywać je wszystkie, nawet te z nich, które wydają nam się błahe czy głupie.
  • Stawiania niejasnych celów dyskusji
    Aby dyskusja była żywa, autentyczna i prowadziła do rozwiązania danego problemu, osoba moderująca musi jasno postawić pytanie lub sformułować zagadnienie, którego będzie dotyczyć rozmowa. Należy je sformułować jak najbardziej konkretnie. Przykładowo nie prosimy
    ludzi o wypowiedzenie się na temat „możliwości rozwoju gospodarczego gminy”, tylko pytamy: „Gdzie i na jakich zasadach można w naszej gminie zlokalizować nowe działalności gospodarcze i firmy?”.
  • Przeznaczania zbyt małej lub zbyt dużej ilości czasu na dyskusję i jej poszczególne części
    Moderując spotkanie reaguj elastycznie na to, co się na nim dzieje. Może się okazać, że dyskusja na jakiś temat jest tak żywa, że spotkanie trwa znacznie dłużej, niż początkowo zakładano. A czasem jest wręcz odwrotnie – mimo że chcemy o czymś porozmawiać z mieszkańcami,
    osoby te nic nie mówią lub mówią bardzo niewiele. Rolą moderatora i moderatorki jest zadbanie o potrzeby uczestników i uczestniczek spotkania. Jeśli jakiś temat wymaga dłuższego przedyskutowania, należy to umożliwić teraz lub zapewnić, że zarezerwujemy dłuższy czas
    na dyskusję na kolejnym spotkaniu. Jeśli zaś ludzie nie chcą rozmawiać, warto po spotkaniu, w części kuluarowej, wysondować wśród kilkorga mieszkańców, co mogło być powodem braku podjęcia rozmowy na ten temat.
  • Nieudzielania stałego pozytywnego wzmocnienia osobom, które biorą udział w spotkaniu
    Dla wielu osób, które przyjdą na moderowane przez ciebie spotkanie, udział w konsultacjach społecznych może być czymś nowym, nieznanym, czasem trochę strasznym. Zapewnianie, że to, że mówią o swoim postrzeganiu jakiejś kwestii, jest bardzo ważne dla dobra społeczności,
    może być pomocne w utrzymaniu dobrej atmosfery na spotkaniu. Może też zwiększyć poczucie bezpieczeństwa osób w nim uczestniczących.
  • Robienia podczas spotkania czegoś dla siebie, a nie ze względu na to, że jest to w tej chwili ważne dla pracy grupy
    Jednym z ważniejszych zadań osoby moderującej jest pilnowanie realizacji wyznaczonych celów spotkania. Prowadząca nie powinna zbaczać z tego celu tylko dlatego, że coś w rozmowie ją zaciekawi, a dotyczy innego tematu. Jednocześnie, jeśli jest to twoje pierwsze moderowane spotkanie (bądź jedno z pierwszych), nie planuj czasu jego trwania na np. pięć godzin. Zacznij od moderacji krótkiego, jedno- lub dwugodzinnego spotkania, żeby sprawdzić, jak się w tej roli czujesz, jakie są dla ciebie największe wyzwania i czy w ogóle chcesz w przyszłości podejmować się takiego zadania.
  • Kurczowego trzymania się założonej struktury spotkania i metod pracy w sytuacji, gdy mieszkańcy odmawiają uczestnictwa (np. forsowania realizacji ćwiczenia zamiast dyskusji na forum, choć obecni nie chcą brać w nim udziału)
    Elastyczność, elastyczność i jeszcze raz elastyczność! Może się zdarzyć, że na spotkaniu mieszkańcy odmówią udziału w jakimś jego elemencie lub zaplanowanym dla nich zadaniu. Nie forsuj swojego pomysłu, zapytaj, czego dokładnie nie chcą robić. Może obawiają się, że namalowanie amatorskiego rysunku z planem zagospodarowania zostanie wyśmiane przez pozostałych mieszkańców lub że nie będzie wystarczająco „profesjonalne”? Może samodzielne prezentowanie wyników pracy grupy na forum, przed wszystkimi, to dla nich za dużo na pierwsze spotkanie? Być może chętniej porozmawiają w małych grupach o tym, co miało być tematem rysunku, i zrobią listę swoich pomysłów, które wspólnie przedstawią?

Trudne sytuacje w pracy moderatorki/moderatora

Nawet najbardziej doświadczona osoba moderująca napotka w swojej pracy trudne sytuacje. Czasem są one związane z ludźmi, którzy przychodzą na spotkanie, czasem są rezultatem zaniedbań czy niewłaściwych decyzji podjętych na etapie przygotowania spotkania, a czasem wynikają z naszego braku doświadczenia.
Poniżej opisujemy najczęstsze problemy, które pojawiają się w pracy osoby prowadzącej spotkania, opisujemy typowe błędy, pokazując też ich przyczyny lub skutki, i wymieniamy zachowania, które są naszym zdaniem najbardziej efektywne w trudnych sytuacjach.

 

Zdajemy sobie sprawę, że elementów, o których trzeba pamiętać, przygotowując spotkanie, jest
mnóstwo. Szczególnie na początku drogi osoby moderującej spotkania konieczność pamiętania
o nich wszystkich może być przytłaczająca.

Nasze kompendium wiedzy o moderacji pomoże ci w jak najlepszym przygotowaniu się do nowej
roli, innej niż ta, którą na co dzień odgrywasz. Jeśli przebrnęłaś albo przebrnąłeś przez wszystkie
punkty, serdecznie gratulujemy i życzymy powodzenia w prowadzeniu wielu udanych spotkań!

***

Publikacja stanowi podsumowanie doświadczeń Fundacji Wspomagania Wsi zdobytych w czasie realizacji projektu „Nasza przestrzeń. Konsultacje społeczne planów miejscowych na wsi i w małych miastach”, wspófinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Autorki: Dorota Bregin, Magdalena Chustecka, Natalia Sarata

Wybór fragmentów i parafraza: Magdalena Kowalczyk